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【まとめ】10分でわかる異業種交流会の流れ&はじめ方

異業種交流会のはじめ方

異業種交流会のはじめ方


はじめに

先日、「私も異業種交流会の主催をしてみたいのですが..」と問い合わせをいただきました。主催側になると、「より多くの人とのつながりができる」「主催者同士のネットワークに参加できる」など、メリットが沢山あります。いわば、コントロールする側になるので、一般的な参加者とは「得られる情報量」や「質」も変わってきます。

今回は「10分で読める異業種交流会のはじめかた」をテーマに、情報提供していきたいと思います。



異業種交流会の開催に必要なもの

交流会の会場

まずは、「交流会の会場」が必要です。「区民館」などの公共施設であれば、1,000円~3,000円(1回あたり)で安く借りることができます。メリットは安く、広いこと。デメリットは「予約が殺到すること」「営利行為の禁止」があります。

営利行為については、会場によって判断が異なります。「会場内での金銭授受の禁止」といった定められ方もあるので、事前に会場に確認するようにしましょう。

この他、少人数であれば「カフェ」を利用したり、「レンタルスペース」を借りる方法もあります。雑居ビルに入っている飲食店と提携して、「ランチ会」の会場として使わせてもらうといった会場探しの方法もあります。いずれにしても「会場費は安く抑える」が交流会運営の肝です。(会場費さえ抑えられれば、黒字になります)



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告知媒体

会場を押さえたら、次は告知です。告知の方法は「ホームページ」「facebook」「line」の活用など、様々です。交流会運営を継続的に行っていくつもりであれば、ホームページは必須です。ホームページが「基地」だとすれば、SNSやイベント告知サイトは「飛び道具」のような役割です。

ホームページに記載する内容は「交流会の日程」のほか、「参加ルール」や「過去の開催報告」「主催者プロフィール」を記載してあげると、読み手にわかりやすく、親切です。

告知媒体で無料で使えるものも結構あります。有名どころでは「こくちーず」「コリュパ」「Eventforce」などがあります。



こくちーず



参加者リスト

交流会当日には「参加者リスト」を作成します。10名以下の参加者であればなくても問題ありませんが、参加者同士が自由に交流するような形式の場合、あった方が親切です。

申込時に「名前」「お仕事内容」「自己PR」を記入してもらい、その内容を「Excel(エクセル)」で紙1枚にまとめます。リストが完成したら、上から順に番号を振り、現地で配布する「番号札」と一致するように参加者に配布します。



番号札

「ソフト名札」を人数分用意します。1つあたり80円程度です。何度も使いまわしができるので、想定する参加人数分、購入しておくと便利です。名札には数字の札(例:「1」「3」)を入れ、受付時に「参加者リスト」と一緒に配布します。



おつり

交流会の受付時に「参加費のやり取り」をするパターンが多いと思います。事前決済の方法もありますが、手数料がかかったり、「振込した・していない」の話で問題が発生したりするので、結局、当日支払を選んでいる主催者の方が多いです。

「おつりの用意」ですが、「参加者の6割が1万円支払いをしたら」と仮定して用意しておけば、まず足りなくなることはありません。たとえば「参加者10人、参加費2000円」だとしたら、「おつり8,000円×6人=48,000円」を1,000円札(多め)&5,000円札(少なめ)で用意しておけば安心です。



飲み物&紙コップ&マジック

交流会会場に「飲み物」を設置する場合、「2リットルのお茶」を2本程度用意し、「紙コップ」「名前を書くためのマジック」があれば十分です。

特に夏場で、空調が十分でないところを利用することになってしまった場合、この飲み物のあるなしでクレームになったりすることもあるので、「参加者が快適に過ごしてもらうために、何があればいいか?」の視点を忘れないようにしてください。



当日の運営

参加者同士で交流するスタイルであれば、会の冒頭に「あいさつ」と「参加ルールの説明」をして、あとは参加者同士が自由にやり取りすることになります。

交流会中は「〇番の人、××やっている人(参加ルール違反)です」がよく言われる内容なので、自分なりにルールを決めて対応します。(参加者2人からクレームが出たら退場させるなど)

終了時間の10分前にアナウンスをして、交流会終了の雰囲気づくりをします。終了時間に挨拶をして、会場の片づけをはじめるようにします。参加者全員が定時ぴったりに帰ることはまずないので、徐々に促していけばいいくらいの気持ちで過ごしましょう。



交流会後のリマインド

長く続いている交流会は「リストマーケティング」を徹底しています。わかりやすくいうと、メルマガのことです。いまは「Line@」や「facebookのイベント」もありますが、考え方の本質は「リマインド」です。「思い出してもらって、また来てもらう」という考え方です。

「リマインド」がうまく機能すればいいので、使用するツールはどれでも構いません。よく「メルマガは古い」とか「SNSの方が申込みが多い」とかの声を耳にしますが、どれも実体験を重視し過ぎだったり、単なる「また聞き」だったりします。

どれがうまく機能するかは、人によって異なります。そのため、とりあえず「簡単な方法」で一通り試してみて、「効果の薄いものをやめていく」という発想で取り組むと、早期に結果が出やすくなります。



おわりに

いかがでしたでしょうか?「交流会の流れ」について一通りまとめてみました。交流会を大きくしていくうえで大切なことは、雪だるまを転がすように、少しずつ大きくしていくことだと思っています。

「交流会・イベントを開催したい!だけど、ノウハウもホームページも持っていない」という方は、有料にてご相談を受け付けております。ホームページ制作から訪問者の分析、SEO対策や各種告知ツールの活用など、情報提供させていただきます。詳しくは「お問い合わせ」よりご連絡くださいませ。

今回もお読みいただき、ありがとうございました。